Los controles son parte de todo el proceso de gestión
El proceso de gestión de la planificación, organización, dirección y control (en inglés POLC) es un "sistema" que le proporciona una manera de lograr sus objetivos de lucro. La planificación se lleva a cabo cuando diseña su menú y establece los estándares de costo de alimentos y de mano de obra. La planificación le da una imagen clara de lo que se desea lograr. La organización es el sistema utilizado para establecer los procedimientos para el cumplimiento de sus objetivos. Liderar es usar la información que recopila en el proceso que llamamos "control de costos" para guiar las actividades y esfuerzos de los recursos humanos de la organización. El control consiste en medir los resultados reales y compararlos con el plan.
La palabra control no es particularmente amable y bienvenida, ya que implica "restricciones" y "límites". Su definición del diccionario dice que es un “proceso o función” que se utiliza para “regular, verificar o comprobar” lo que se logra a través algún "método, dispositivo o sistema." Control significa ejercer la autoridad y refrenar.
¿Qué necesitamos para poner bajo control el negocio de los restaurantes? La respuesta es, todos los detalles de ingresos y gastos. Las áreas más importantes son alimentos, bebidas, y los costos de mano de obra, que a menudo son referidos como costo primo.
El control de costos es más que simplemente computar porcentajes y ratios; implica la toma de decisiones después de que la información ha sido recopilada e interpretada. Operaciones como el registro o la contabilidad de costos proporcionan las herramientas utilizadas en el control de costes para la recopilación de la información necesaria para el control a realizar.
Por lo tanto, una definición más completa de control de costos se puede dar citando sus propósitos:
-Proporcionar a la dirección la información necesaria para tomar las decisiones
operativas del día a día.
-Controlar la eficacia individual y de departamentos.
-Informar a la dirección de los gastos en los que se haya incurrido, los ingresos obtenidos, y si éstos se encuentran dentro de los estándares o presupuestos.
-Evitar el fraude y el robo de los empleados, clientes, y proveedores.
-Ser la base para saber a dónde va el negocio, no para descubrir dónde ha estado.
-Maximizar el beneficio, no minimizar las pérdidas.
La reducción de costos es la acción tomada para reducir los costos dentro de los estándares aceptados. Un ejemplo de esto podría ser la de elegir un ingrediente alternativo en una receta que es similar en sabor y presentación al artículo original, pero es cuesta menos. Esto resultaría en un menor porcentaje del precio utilizado para el artículo del menú.
Enfoque de sistemas para la gestión de sus costos
Un enfoque de sistemas para el control de costos está muy estrechamente relacionada con el proceso de gestión por objetivos (en inglés MBO’s). En este ejemplo, un administrador creará metas, más probablemente expresadas en beneficios, que serán el resultado de los esfuerzos de todo un equipo de contención de costos y esfuerzos de ventas.
Ciclo de control de costos
Muchas de estas funciones se superponen y se llevan a cabo al mismo tiempo. Debido a que todos estos pasos están relacionados entre sí, deben ser controlados, o nunca se va a descubrir la verdadera causa de cualquier variación entre el costo real de alimentos y el estándar.
El punto de partida del proceso de control de costes en realidad comienza cuando se planea y diseña el menú. El menú tendrá mayor influencia en la complejidad de los procedimientos de control de costos. Tendrá un impacto en sus necesidades de espacio, inventario, necesidades de equipamiento y en los costos de mano de obra. Estandarizar recetas mantendrá preparados todos los elementos de menú, los pasos detallados, ingredientes, rendimientos y costos de las porciones. Esta información se convierte en la base para el control detallado de costos y métodos de reducción de costos que deberá seguirse sistemáticamente.
Predecir el mix de ventas (el número de veces que un elemento del menú se vende dentro de un período de tiempo) de los elementos de menú es la base para la determinación y presentación de las cantidades de compra. Los registros detallados de ventas por período de día y semana harán previsiones más precisas. Un menú bien diseñado hará el mix de ventas del menú más previsible y la dirección podrá predecir los niveles de ventas para la planificación del personal, determinación de las cantidades de compra, y niveles de inventario.
Muchas personas en las áreas funcionales tanto en el área del servicio (front of the house) y del área de apoyo (back of the house) utilizarán la información recopilada para fines de control de costes.
Por ejemplo, los datos de análisis de ventas, tales como el recuento de los clientes y la mezcla de los platos del menú ayudan a que el Gerente del Restaurante planifique la cantidad de mozos y/o cocineros a fin de que no ocurran esperas desagradables para los clientes.
Esta información le dice a la persona que realiza las compras qué y cuánto mantener en stock, y al jefe de cocina que cantidad debe preparar cada día.
Además, la gestión interpreta la información para planificar un calendario de promociones a fin de optimizar todas las oportunidades para aumentar las ventas, así como para comparar la cantidad de alimentos consumidos con el número real de alimentos vendidos con el fin de determinar diferencias. Si existe una variación, la dirección podrá determinar las causas y tomar medidas para evitar que se vuelvan a producir.
Hasta pronto,
MTServín
